Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich und Begriffe

(1) Anbieter und Vertragspartner des Kunden ist Neolu, Inhaber: Arthur Wienhausen, handelnd unter „BestattungONE“, Oudekamp 2, 3512 KH Utrecht, Niederlande, eingetragen bei der Kamer van Koophandel unter 95309578, Umsatzsteuer-ID NL005144123B96 (nachfolgend „BestattungONE“). Kontakt: support@bestattungone.de.

(2) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge über BestattungONE und zugehörige Dienstleistungen. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn BestattungONE ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Die vorbehaltlose Leistungserbringung bedeutet keine Zustimmung.

(4) „Kunde“ ist die im Bestellformular oder Angebot bezeichnete Organisation. „Nutzer“ sind natürliche Personen, denen der Kunde Zugriff gewährt. „Kundendaten“ sind Daten und Inhalte, die der Kunde oder seine Nutzer in den Dienst eingeben, hochladen, erzeugen oder durch Schnittstellen übermitteln lassen. „Exportierbare Daten“ haben die in der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“) beschriebene Bedeutung.

(5) Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (a) individuell ausgehandelte Vereinbarungen und das Bestellformular, (b) eine ausdrücklich vereinbarte Leistungsbeschreibung oder ein Service Level Agreement, (c) für datenschutzrechtliche Verarbeitungspflichten der Auftragsverarbeitungsvertrag, (d) diese AGB und (e) die Produktdokumentation. Individuell ausgehandelte Vereinbarungen bleiben stets vorrangig.

(6) „Textform“ umfasst insbesondere E-Mail und Mitteilungen im Kundenkonto, sofern der Empfänger die Erklärung speichern und unverändert wiedergeben kann.

§ 2 Vertragsschluss und Registrierung

(1) Ein Vertrag kommt durch Unterzeichnung oder elektronische Bestätigung eines Bestellformulars, durch ausdrückliche Annahme eines Angebots oder durch Freischaltung des Kundenkontos nach einer verbindlichen Bestellung zustande. Darstellungen auf einer Website sind kein verbindliches Angebot, sofern sie nicht ausdrücklich als solches bezeichnet sind.

(2) Der Kunde hat vollständige und zutreffende Unternehmens-, Rechnungs- und Kontaktdaten anzugeben und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren. Die handelnde Person versichert, zum Vertragsschluss für den Kunden bevollmächtigt zu sein.

(3) Für unentgeltliche Testzugänge gelten diese AGB entsprechend. BestattungONE kann Testzugänge mit angemessener Ankündigung beenden, soweit nicht eine bestimmte Testdauer vereinbart ist. Produktive oder gesetzlich aufzubewahrende Daten sollen nicht ausschließlich in einem Testzugang gespeichert werden.

(4) BestattungONE stellt dem Kunden die Vertragsunterlagen vor Vertragsschluss in speicherbarer Form zur Verfügung.

§ 3 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) BestattungONE gewährt dem Kunden für die Vertragsdauer einen netzwerkbasierten Zugang zur jeweils vertragsgemäßen Version der Software. Der konkrete Funktionsumfang, Nutzerumfang, Speicherumfang und gegebenenfalls gebuchte Zusatzleistungen ergeben sich aus dem Bestellformular und der bei Vertragsschluss geltenden Leistungsbeschreibung.

(2) Die Leistung wird am Übergabepunkt des von BestattungONE eingesetzten Rechenzentrums zum öffentlichen Internet bereitgestellt. Internetzugang, Endgeräte, Browser, lokale Systeme und sonstige Voraussetzungen auf Kundenseite sind nicht Teil der Leistung, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

(3) BestattungONE darf zur Leistungserbringung Hosting-, Kommunikations-, Zahlungs-, Signatur- und sonstige Unterauftragnehmer einsetzen. Datenschutzrechtliche Unterauftragsverarbeiter werden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags eingesetzt.

(4) Funktionen, Vorlagen, Berechnungen, automatische Vorschläge und erzeugte Dokumente sind Arbeitshilfen. Der Kunde bleibt für fachliche Richtigkeit, gesetzliche Fristen, erforderliche Genehmigungen, Erklärungen gegenüber Behörden und Dritten sowie die Prüfung vor einer Nutzung oder Weitergabe verantwortlich.

(5) BestattungONE ist kein revisionssicheres oder gesetzliches Langzeitarchiv, sofern dies im Bestellformular nicht ausdrücklich als Leistung vereinbart ist. Gesetzliche handels-, steuer-, berufs- oder sonstige Aufbewahrungspflichten erfüllt der Kunde durch geeignete eigene Prozesse und Speicherungen.

(6) Drittanbieterfunktionen und Schnittstellen können zusätzlichen Bedingungen des jeweiligen Drittanbieters unterliegen. BestattungONE schuldet deren fortdauernde Verfügbarkeit nur, soweit dies ausdrücklich zugesagt ist und in seinem Einflussbereich liegt.

§ 4 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

(1) BestattungONE räumt dem Kunden ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und auf die Vertragsdauer beschränktes Recht ein, den Dienst für eigene interne Geschäftszwecke im vereinbarten Umfang zu nutzen. Verbundene Unternehmen oder externe Dienstleister des Kunden dürfen den Dienst nur nutzen, wenn dies im Bestellformular vorgesehen ist oder BestattungONE in Textform zustimmt.

(2) Der Kunde darf seinen autorisierten Nutzern Zugänge zuweisen. Er darf den Dienst nicht vermieten, weiterverkaufen, öffentlich zugänglich machen oder Dritten als eigenständigen Dienst anbieten.

(3) Soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes erlaubt, ist es untersagt, Quellcode abzuleiten, die Software zu dekompilieren, zu disassemblieren, technische Schutzmaßnahmen zu umgehen oder Funktionen und Daten automatisiert in einer Weise auszulesen, die den Dienst beeinträchtigt oder ein konkurrierendes Produkt aufbaut.

(4) Sämtliche Rechte an Software, Dokumentation, Marken, Designs, Datenmodellen, Vorlagen von BestattungONE und Weiterentwicklungen verbleiben bei BestattungONE oder seinen Lizenzgebern. Rechte des Kunden an Kundendaten bleiben unberührt.

(5) Feedback und Verbesserungsvorschläge darf BestattungONE unentgeltlich zur Weiterentwicklung verwenden, sofern dabei keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten des Kunden offengelegt werden.

§ 5 Konten, Nutzer und Zugangssicherheit

(1) Der Kunde benennt mindestens einen Administrator und verwaltet Nutzer, Rollen und Berechtigungen eigenverantwortlich. Zugänge sind personenbezogen und dürfen nicht gemeinsam genutzt werden, soweit die Leistungsbeschreibung nichts anderes vorsieht.

(2) Zugangsdaten sind geheim zu halten und durch angemessene Maßnahmen zu schützen. Eine von BestattungONE angebotene oder angeordnete Mehrfaktor-Authentifizierung ist zu verwenden, soweit dies für das jeweilige Konto technisch vorgesehen und zumutbar ist.

(3) Der Kunde informiert BestattungONE unverzüglich über vermutete unbefugte Zugriffe, kompromittierte Zugangsdaten oder sonstige Sicherheitsvorfälle und trifft zumutbare Sofortmaßnahmen, insbesondere das Sperren betroffener Zugänge.

(4) Der Kunde haftet für Handlungen seiner autorisierten Nutzer nach den gesetzlichen Vorschriften. Dies gilt nicht für unbefugte Nutzung, die überwiegend auf einer Pflichtverletzung von BestattungONE beruht.

§ 6 Bereitstellung, Wartung, Support und Verfügbarkeit

(1) BestattungONE stellt den Dienst während der Vertragsdauer mit kaufmännisch angemessenem Aufwand bereit und erhält die wesentlichen vereinbarten Funktionen. Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn sie im Bestellformular oder in einem Service Level Agreement ausdrücklich als verbindlich bezeichnet ist.

(2) Angaben wie Zielverfügbarkeit, Statuswerte oder Service Reliability sind ohne ausdrückliche Kennzeichnung als Garantie lediglich betriebliche Zielwerte. BestattungONE übernimmt weder eine ununterbrochene noch eine vollständig fehlerfreie Verfügbarkeit.

(3) Nicht als von BestattungONE zu vertretende Nichtverfügbarkeit gelten insbesondere Beeinträchtigungen durch (a) angekündigte Wartung, (b) dringende Sicherheits- oder Notfallmaßnahmen, (c) Systeme, Endgeräte, Netzwerke oder Fehlbedienung des Kunden, (d) Störungen des öffentlichen Internets oder von Drittleistungen, die BestattungONE nicht zur Vertragserfüllung einsetzt und die außerhalb seines zumutbaren Einflussbereichs liegen, sowie (e) höhere Gewalt. BestattungONE wird planbare Wartung nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchführen und mit angemessenem Vorlauf ankündigen.

(4) BestattungONE darf Fehlerbehebungen, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklungen einspielen. Änderungen dürfen die vereinbarten Kernfunktionen nicht ohne sachlichen Grund wesentlich verschlechtern. Für wesentliche nachteilige Änderungen gilt § 22.

(5) Support wird über support@bestattungone.de und die jeweils veröffentlichten Supportkanäle Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz von BestattungONE, während 09:00 - 18:00 Uhr deutscher Zeit erbracht. Verbindliche Reaktions- oder Lösungszeiten gelten nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind.

(6) Erkennt BestattungONE eine wesentliche Störung, wird es mit angemessenem Aufwand auf deren Eingrenzung und Behebung hinwirken und den Kunden über erhebliche, ihn betreffende Auswirkungen in geeigneter Weise informieren.

§ 7 Pflichten des Kunden und zulässige Nutzung

(1) Der Kunde stellt die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite bereit, hält Kontaktdaten aktuell und erbringt erforderliche Mitwirkungshandlungen rechtzeitig. Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung verlängern Leistungsfristen angemessen.

(2) Der Kunde ist für Inhalt, Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Erforderlichkeit der Kundendaten sowie für die gegenüber betroffenen Personen erforderlichen Rechtsgrundlagen, Informationen und Einwilligungen verantwortlich. Dies lässt eigene gesetzliche Pflichten von BestattungONE unberührt.

(3) Der Kunde prüft vor Nutzung oder Weitergabe insbesondere automatisch erzeugte Dokumente, Fristen, Beträge, Empfängerdaten, Unterschriftenanforderungen und behördliche Vorgaben. Er darf den Dienst nicht als alleinige Grundlage für Entscheidungen verwenden, die eine rechtliche oder fachliche Einzelfallprüfung erfordern.

(4) Untersagt sind insbesondere rechtswidrige Inhalte und Nutzungen, Sicherheitsangriffe, Schadsoftware, unbefugte Zugriffsversuche, Umgehung von Nutzungslimits, störende automatisierte Abfragen, Identitätstäuschung, Verletzung fremder Rechte und eine Nutzung, die Systeme oder andere Kunden unangemessen belastet.

(5) Der Kunde meldet Fehler nachvollziehbar und stellt BestattungONE die zur Analyse erforderlichen, datensparsam ausgewählten Informationen zur Verfügung. Soweit möglich, vermeidet er die Übermittlung produktiver personenbezogener Daten in ungeschützten Supportnachrichten.

(6) Erhöht sich das Sicherheits- oder Leistungsrisiko durch eine ungewöhnliche Nutzung, informiert der Kunde BestattungONE frühzeitig, damit angemessene Schutz- oder Kapazitätsmaßnahmen vereinbart werden können.

§ 8 Kundendaten, Vertraulichkeit der Inhalte und Nutzungsbefugnis

(1) Der Kunde behält sämtliche Rechte an den Kundendaten. Er räumt BestattungONE für die Vertragsdauer die zur Bereitstellung, Sicherung, Fehleranalyse, Supportleistung und vertragsgemäßen Weiterentwicklung erforderlichen Nutzungsrechte ein. Eine Nutzung für eigene, mit dem Auftrag unvereinbare Zwecke ist ausgeschlossen.

(2) BestattungONE darf aus Nutzungs- und Betriebsdaten Statistiken erstellen und verwenden, sofern diese zuvor so anonymisiert oder aggregiert wurden, dass weder Personen noch der Kunde mit vertretbaren Mitteln identifiziert werden können und keine vertraulichen Informationen offengelegt werden.

(3) Kundendaten werden vertraulich behandelt. Ein Zugriff durch Mitarbeiter oder Beauftragte von BestattungONE erfolgt nur, soweit dies für die Leistung, Sicherheit, Fehlerbehebung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf dokumentierte Anweisung des Kunden erforderlich ist.

(4) BestattungONE ist nicht verpflichtet, Kundendaten allgemein auf Rechtmäßigkeit oder Richtigkeit zu überwachen. Bei konkreten Anhaltspunkten für Rechtsverletzungen darf BestattungONE betroffene Inhalte nach Maßgabe von § 15 vorübergehend sperren und gesetzlich gebotene Maßnahmen treffen.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Soweit BestattungONE personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und BestattungONE Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Die Parteien schließen vor der produktiven Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

(2) Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt insbesondere Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personen, Weisungen, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützungspflichten, Löschung oder Rückgabe sowie Nachweise und Audits.

(3) BestattungONE verarbeitet personenbezogene Daten nur im Rahmen dokumentierter Weisungen, soweit keine gesetzliche Pflicht zu einer anderen Verarbeitung besteht. Verstößt eine Weisung nach Auffassung von BestattungONE gegen Datenschutzrecht, informiert BestattungONE den Kunden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

(4) Verarbeitung für eigene Zwecke von BestattungONE, etwa Vertragsverwaltung, Abrechnung, Missbrauchsprävention und eigene gesetzliche Nachweise, richtet sich nach der gesonderten Datenschutzerklärung. Eine Datenschutzerklärung wird nicht durch bloße Verweisung zum Gegenstand einer datenschutzrechtlichen Einwilligung.

(5) Die aktuell eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, deren Leistungen und Verarbeitungsorte sind in einer Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt. BestattungONE informiert den Kunden vor einer beabsichtigten Hinzuziehung oder Ersetzung in Textform und gibt ihm Gelegenheit, aus datenschutzrechtlichen Gründen zu widersprechen.

(6) BestattungONE informiert den Kunden nach Kenntnis einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und unterstützt ihn im gesetzlich erforderlichen Umfang.

§ 10 Informationssicherheit, Backups und Wiederherstellung

(1) BestattungONE trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie der Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen für Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme. Einzelheiten ergeben sich aus den technischen und organisatorischen Maßnahmen („TOM“) in ihrer jeweils vertragsgemäßen Fassung.

(2) BestattungONE unterhält risikogerechte betriebliche Verfahren, um die Verfügbarkeit der Systeme und den Zugang zu personenbezogenen Daten nach einem physischen oder technischen Zwischenfall angemessen wiederherstellen zu können. Art, Umfang, Häufigkeit und Aufbewahrungsdauer von Sicherungen richten sich nach Risiko, technischer Umgebung und den im Auftragsverarbeitungsvertrag dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Eine bestimmte Sicherungsfrequenz oder Aufbewahrungsdauer wird nicht zugesagt, sofern sie nicht ausdrücklich vereinbart ist. Die Wirksamkeit der Verfahren wird in angemessenen Abständen geprüft.

(3) Betriebliche Backups dienen vorrangig der Wiederherstellung des Dienstes nach technischen oder physischen Störungen. Sie sind kein individuelles Kundenarchiv, keine garantierte Versionshistorie und kein Ersatz für gesetzliche oder betriebliche Aufbewahrung des Kunden. Sofern nicht ausdrücklich vereinbart, besteht kein Anspruch auf Wiederherstellung einer bestimmten einzelnen Datei, Transaktion oder eines bestimmten historischen Datenstands.

(4) Der Kunde nutzt die bereitgestellten Exportfunktionen in Intervallen, die der Kritikalität seiner Daten und seinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen, prüft die Exporte auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und bewahrt sie in einer eigenen, angemessen geschützten Umgebung auf. Diese Mitwirkungspflicht beschränkt zwingende Sicherheits-, Wiederherstellungs- oder Haftungspflichten von BestattungONE nicht.

(5) Soweit technisch möglich, kann BestattungONE auf Anfrage Wiederherstellungsleistungen erbringen. Entsteht der Aufwand überwiegend durch eine vom Kunden zu vertretende Löschung, Fehlbedienung oder Pflichtverletzung, darf BestattungONE den vorab angekündigten angemessenen Zusatzaufwand berechnen.

(6) Kein Sicherheitsverfahren kann sämtliche Risiken ausschließen. Eine Garantie gegen jeden Datenverlust, jeden Angriff oder jede Unterbrechung wird nicht übernommen. Gesetzliche und ausdrücklich übernommene Pflichten bleiben unberührt.

§ 11 Wechsel, Datenportabilität und Vertragsbeendigung nach dem Data Act

(1) Der Kunde kann BestattungONE in Textform mitteilen, dass er bei Vertragsbeendigung (a) zu einem anderen Anbieter eines Datenverarbeitungsdienstes wechseln, (b) exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte in eine eigene ICT-Infrastruktur übertragen oder (c) die Löschung verlangen möchte.

(2) Die maximale Frist zwischen Eingang einer hinreichend bestimmten Wechselmitteilung und Beginn des Wechselprozesses beträgt zwei Monate. Die Parteien können eine kürzere Frist vereinbaren. Während der anschließenden Übergangsphase bleibt der Vertrag anwendbar.

(3) Die verpflichtende Übergangsphase beträgt höchstens 30 Kalendertage. BestattungONE leistet angemessene Unterstützung, wahrt nach Kräften die Geschäftskontinuität, informiert über bekannte Kontinuitätsrisiken und erhält während des Wechsels ein hohes Sicherheitsniveau.

(4) Ist die 30-tägige Übergangsphase aus technischen Gründen nicht durchführbar, informiert und begründet BestattungONE dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach der Wechselanfrage und nennt eine alternative Übergangsphase von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann die Übergangsphase einmal um einen von ihm für seine Zwecke als angemessen erachteten Zeitraum verlängern.

(5) Nach Ende der vereinbarten Übergangsphase steht dem Kunden eine Abrufphase von mindestens 30 Kalendertagen zur Verfügung. Danach löscht BestattungONE die unmittelbar vom Kunden erzeugten oder ihn unmittelbar betreffenden exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte aus den Produktivsystemen. Das Löschverfahren einschließlich Sicherungskopien wird so ausgestaltet, dass die Anforderungen des Data Act und des Auftragsverarbeitungsvertrags eingehalten werden; Einzelheiten ergeben sich aus dem dokumentierten Löschkonzept. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; betroffene Daten werden für deren Dauer gesperrt.

Löschkonzept:

Nach Beendigung des Vertrags werden die exportierbaren Kundendaten für einen Zeitraum von 60 Kalendertagen zum Abruf bereitgehalten, sofern der Kunde nicht ausdrücklich eine frühere Löschung verlangt. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten aus den Produktivsystemen gelöscht.

Für technisch nicht selektiv löschbare Sicherungskopien vereinbaren die Parteien als alternativen Löschzeitpunkt im Sinne von Art. 25 Abs. 2 Buchst. h Data Act spätestens 90 Kalendertage nach Ende der Abrufphase. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die betreffenden Daten gesperrt und werden ausschließlich im Fall einer technisch erforderlichen Notfallwiederherstellung verarbeitet. Nach einer Wiederherstellung werden bereits zur Löschung vorgesehene Daten erneut gelöscht.

Soweit BestattungONE selbst gesetzlich zur Aufbewahrung bestimmter Vertrags-, Rechnungs- oder Zahlungsdaten verpflichtet ist, werden ausschließlich diese Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gesperrt aufbewahrt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Kunden hinsichtlich seiner Falldaten erfüllt der Kunde durch rechtzeitigen Export.

(6) Der Vertrag gilt bei einem Wechsel mit dessen erfolgreichem Abschluss als beendet. Wählt der Kunde statt eines Wechsels die Löschung, gilt der Vertrag am Ende der maximalen Mitteilungsfrist als beendet. Feste Vertragslaufzeiten, ordentliche Kündigungstermine, Standardentgelte und transparent vereinbarte, verhältnismäßige Entgelte für eine vorzeitige Vertragsbeendigung bleiben im gesetzlich zulässigen Umfang unberührt; sie sind keine Wechselentgelte.

(7) Verfahren, Formate, bekannte technische Einschränkungen und Datenstrukturen werden im aktuellen Online-Register unter https://app-bestattungone.de/data-act beschrieben.

(8) Bis einschließlich 11. Januar 2027 dürfen etwaige Wechselentgelte nur die BestattungONE unmittelbar durch den konkreten Wechsel entstehenden Kosten abdecken und werden vorab transparent ausgewiesen. Ab 12. Januar 2027 erhebt BestattungONE keine Wechselentgelte. Vom Kunden zusätzlich beauftragte Leistungen, die über gesetzliche Wechselpflichten hinausgehen, können nach vorheriger Preisvereinbarung berechnet werden.

(9) Der Kunde teilt BestattungONE rechtzeitig die erforderlichen Angaben zum Zielanbieter oder Zielsystem mit und wirkt nach Treu und Glauben am sicheren Wechsel mit. BestattungONE schuldet bei Software-as-a-Service keine funktionale Gleichwertigkeit eines Zielsystems, wohl aber die gesetzlich erforderliche Exportierbarkeit, Schnittstellenunterstützung und Dokumentation.

(10) Rechte betroffener Personen und datenschutzrechtliche Lösch-, Rückgabe- oder Portabilitätspflichten bleiben unberührt.

§ 12 Elektronische Kommunikation und Signaturfunktionen

(1) Vertragsbezogene Erklärungen können in Textform abgegeben werden, soweit weder Gesetz noch individuelle Vereinbarung eine strengere Form verlangen. Mitteilungen an den Kunden dürfen an die hinterlegte Administrator- oder Vertragsadresse sowie in das Kundenkonto gesendet werden.

(2) Soweit BestattungONE eine einfache elektronische Signatur („SES“) bereitstellt, dient diese der elektronischen Bestätigung und Beweisführung. Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform oder sonstige zwingende Form.

(3) Der Funktionsumfang kann insbesondere Dokumentbezug, Zeitstempel, Signaturstatus, Authentifizierungs- und technische Protokolldaten sowie eine Sperre des abgeschlossenen Dokuments gegen nachträgliche Bearbeitung umfassen. Maßgeblich ist die Leistungsbeschreibung. Eine weitergehende Identitätsprüfung oder rechtliche Formwirksamkeit wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist.

(4) Der Kunde prüft vor Einsatz einer Signaturfunktion, welche Form, Identifizierung, Einwilligung oder Aufbewahrung für das konkrete Dokument erforderlich ist. Gesetzliche und behördliche Vorgaben bleiben unberührt.

§ 13 Vergütung, Abrechnung und Zahlungsverzug

(1) Vergütung, Abrechnungszeitraum, Nutzer- oder Nutzungslimits und Zahlungsweise ergeben sich aus dem Bestellformular. Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlich geschuldeter Umsatzsteuer. Bei grenzüberschreitenden Leistungen gelten die anwendbaren umsatzsteuerrechtlichen Regelungen, einschließlich eines gegebenenfalls anzuwendenden Reverse-Charge-Verfahrens.

(2) Wiederkehrende Entgelte werden zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig, sofern im Bestellformular nichts anderes steht. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang ohne Abzug zu zahlen.

(3) Die ordentliche Kündigung beendet die Zahlungspflicht erst zum wirksamen Vertragsende. Eine Erstattung für einen vom Kunden nicht genutzten Teil eines bereits begonnenen, wirksam vereinbarten Abrechnungszeitraums erfolgt nicht, soweit nicht BestattungONE die vorzeitige Beendigung zu vertreten hat oder zwingendes Recht etwas anderes bestimmt.

(4) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und Ersatzansprüche. BestattungONE darf den Zugang nach vorheriger Mahnung und angemessener Nachfrist von in der Regel 14 Tagen sperren, sofern der Rückstand nicht unerheblich ist. § 15 gilt ergänzend.

(5) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen, entscheidungsreifen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht darf er nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausüben. Zwingende Rechte bleiben unberührt.

§ 14 Preisänderungen

(1) Bei unbefristeten Verträgen und für künftige Verlängerungszeiträume darf BestattungONE Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens acht Wochen angemessen ändern, wenn sich nach Vertragsschluss nachweisbar Kostenfaktoren ändern, insbesondere Hosting-, Lizenz-, Sicherheits-, Personal-, Energie-, Steuer- oder Abgabenkosten. Kostensenkungen sind bei derselben Kalkulation angemessen zu berücksichtigen.

(2) Die Änderung darf nicht rückwirkend erfolgen und nicht zur Erzielung eines zusätzlichen, von Kostenänderungen unabhängigen Gewinns genutzt werden. Die Mitteilung erläutert Anlass und Umfang in nachvollziehbarer Form.

(3) Bei einer Preiserhöhung kann der Kunde den betroffenen Vertrag bis zum Änderungszeitpunkt in Textform außerordentlich zum Änderungszeitpunkt kündigen. BestattungONE weist in der Mitteilung auf dieses Recht hin. Reine Änderungen gesetzlicher Steuern oder Abgaben können ab ihrem Wirksamwerden weitergegeben werden.

§ 15 Laufzeit, Kündigung und Sperrung

(1) Laufzeit und ordentliche Kündigungsfrist ergeben sich aus dem Bestellformular. Fehlt eine Regelung, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.

(2) Ist eine feste Laufzeit ohne Verlängerungsregel vereinbart, endet der Vertrag mit deren Ablauf. Nutzen die Parteien den Dienst danach einvernehmlich weiter, läuft er auf unbestimmte Zeit mit der Frist nach Absatz 1.

(3) Kündigungen bedürfen mindestens der Textform und können über eine dafür angebotene Kontofunktion erklärt werden. Gesetzliche Rechte zur außerordentlichen Kündigung bleiben unberührt.

(4) BestattungONE darf den Zugang ganz oder teilweise vorübergehend sperren, soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um eine konkrete Sicherheitsgefahr, rechtswidrige Nutzung, erhebliche Beeinträchtigung anderer Kunden oder einen erheblichen Zahlungsverzug abzuwehren. Soweit vertretbar, wird der Kunde vorher informiert und erhält Gelegenheit zur Abhilfe.

(5) Eine außerordentliche Kündigung wegen einer behebbaren Pflichtverletzung setzt grundsätzlich eine erfolglose angemessene Abhilfefrist voraus. Eine sofortige Kündigung ist zulässig, wenn Fortsetzung unzumutbar ist, insbesondere bei vorsätzlichen Sicherheitsangriffen, schwerwiegender rechtswidriger Nutzung oder endgültiger Erfüllungsverweigerung.

(6) Eine Sperrung oder Kündigung „ohne Grund“ ist ausgeschlossen. Maßnahmen müssen auf einen vertraglichen oder gesetzlichen Grund gestützt und in Umfang sowie Dauer angemessen sein.

§ 16 Folgen der Vertragsbeendigung

(1) Nach Vertragsbeendigung endet das Nutzungsrecht. BestattungONE kann den Zugang für die in § 11 vorgesehene Abruf- und Wechselphase auf einen Lese- oder Exportzugang beschränken.

(2) Der Kunde exportiert vor Ablauf der Abrufphase alle benötigten Daten und prüft die Exporte. Nach Ablauf der einschlägigen Frist löscht oder anonymisiert BestattungONE Kundendaten nach § 11 und dem Auftragsverarbeitungsvertrag, soweit keine gesetzliche Aufbewahrung oder Sicherung von Rechtsansprüchen entgegensteht.

(3) Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden nur für den Aufbewahrungszweck gesperrt und nach Fristablauf gelöscht. Die Behandlung von Sicherungskopien richtet sich nach § 11 Abs. 5 und dem dokumentierten Löschkonzept.

(4) Offene Vergütungsansprüche und Bestimmungen, die ihrer Natur nach fortgelten sollen, insbesondere Vertraulichkeit, Haftung, Zahlungs-, Lösch- und Nachweispflichten, bleiben unberührt.

§ 17 Mängel und Leistungsstörungen

(1) Ein Mangel liegt vor, wenn der Dienst wesentlich von der ausdrücklich vereinbarten Beschaffenheit abweicht. Unerhebliche Abweichungen, vorübergehende Beeinträchtigungen im Rahmen von § 6 oder Störungen, die überwiegend aus der Sphäre des Kunden stammen, begründen keinen Mangel von BestattungONE.

(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung an. BestattungONE kann zunächst nach eigener Wahl durch Fehlerbehebung, Update oder zumutbaren Workaround nacherfüllen. Der Kunde gewährt eine angemessene Frist und unterstützt die Fehleranalyse.

(3) Schlägt die Nacherfüllung bei einem wesentlichen Mangel fehl oder ist sie unzumutbar, stehen dem Kunden die gesetzlichen Minderungs- und Kündigungsrechte zu. Schadensersatz richtet sich ausschließlich nach § 18.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen. Der Ausschluss gilt nicht bei arglistigem Verschweigen, einer ausdrücklichen Garantie oder soweit zwingendes Recht entgegensteht.

(5) Ansprüche bestehen nicht, soweit eine Störung durch vertragswidrige Nutzung, nicht unterstützte Systeme, eigenmächtige Veränderungen, nicht freigegebene Schnittstellen oder Nichtbeachtung zumutbarer Hinweise des Kunden verursacht wurde. BestattungONE bleibt für eigene Mitursachen nach den gesetzlichen Regeln verantwortlich.

§ 18 Haftung

(1) BestattungONE haftet unbeschränkt (a) bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, (b) wegen schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, (c) bei Arglist oder einer ausdrücklich übernommenen Garantie, (d) nach dem Produkthaftungsgesetz sowie (e) in allen Fällen, in denen eine Haftung gesetzlich nicht beschränkt werden darf.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet BestattungONE nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Wesentlich ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, für einen Vertrag dieser Art typischen Schaden begrenzt.

(3) Der Gesamtbetrag der Haftung nach Absatz 2 ist pro Vertragsjahr auf das Zweifache der Nettovergütung begrenzt, die für den betroffenen Dienst in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlt wurde oder zu zahlen war. Ist die Vertragsdauer kürzer, wird die vereinbarte Vergütung auf zwölf Monate hochgerechnet. Absatz 1 bleibt unberührt.

(4) Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Nicht ersatzfähig sind insbesondere Schäden, die bei Vertragsschluss weder vorhersehbar noch für einen Vertrag dieser Art typisch waren. Eine Bezeichnung als entgangener Gewinn, Folgeschaden, mittelbarer Schaden oder Datenverlust entscheidet nicht allein; maßgeblich bleiben Absätze 1 bis 3.

(5) Bei der Bemessung eines Schadens aus Datenverlust wird ein Mitverschulden des Kunden berücksichtigt, insbesondere die schuldhafte Verletzung zumutbarer Export-, Archivierungs-, Berechtigungs- oder Sicherheitsobliegenheiten. Die Haftung von BestattungONE für eine ausdrücklich übernommene oder gesetzlich zwingende Sicherungs- und Wiederherstellungspflicht bleibt unberührt.

(6) BestattungONE haftet nicht für fachliche oder rechtliche Entscheidungen des Kunden, die allein auf ungeprüften Softwareausgaben, Vorlagen oder Hinweisen beruhen, soweit BestattungONE keine entsprechende Beratungs- oder Prüfungspflicht ausdrücklich übernommen hat.

(7) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten von Organen, Mitarbeitern, Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmern von BestattungONE sowie für vertragliche, vorvertragliche und außervertragliche Ansprüche.

(8) Ansprüche betroffener Personen und zwingende Verantwortlichkeit nach der DSGVO sowie behördliche Befugnisse, Bußgelder und sonstige zwingende öffentlich-rechtliche Folgen werden durch diese Klausel nicht ausgeschlossen oder beschränkt.

§ 19 Freistellung bei Ansprüchen Dritter

(1) Der Kunde stellt BestattungONE von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer vom Kunden schuldhaft zu vertretenden rechtswidrigen Kundendatei, Weisung oder Nutzung des Dienstes beruhen. Dies gilt insbesondere bei Verletzung von Datenschutz-, Persönlichkeits-, Urheber-, Marken- oder sonstigen Rechten Dritter.

(2) Die Freistellung umfasst angemessene und erforderliche Kosten der Rechtsverteidigung. BestattungONE informiert den Kunden unverzüglich, überlässt ihm soweit rechtlich möglich die Verteidigung und schließt ohne seine Zustimmung keinen Vergleich, der ihn zu einer Leistung verpflichtet. Der Kunde darf die Verteidigung nicht in einer Weise führen, die berechtigte Interessen von BestattungONE gefährdet.

(3) Die Freistellung gilt nicht, soweit BestattungONE den Anspruch selbst verursacht oder mitverursacht hat. Datenschutzrechtliche Innenausgleichs- und Haftungsregeln, insbesondere Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt.

§ 20 Vertraulichkeit

(1) Jede Partei behandelt nicht öffentliche geschäftliche, technische und organisatorische Informationen der anderen Partei, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder ihrer Natur nach vertraulich sind, geheim und verwendet sie nur zur Vertragsdurchführung.

(2) Keine Vertraulichkeitspflicht besteht für Informationen, die nachweislich allgemein bekannt, rechtmäßig von Dritten ohne Vertraulichkeitspflicht erlangt, unabhängig entwickelt oder aufgrund Gesetzes beziehungsweise vollziehbarer behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenzulegen sind. Soweit zulässig, wird die andere Partei vor einer erzwungenen Offenlegung informiert.

(3) Zugriff erhalten nur Personen, die ihn zur Vertragserfüllung benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die Pflicht gilt drei Jahre nach Vertragsende fort; für Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten so lange, wie deren Schutz gesetzlich oder nach ihrer Natur erforderlich ist.

(4) Namen, Marken oder Logos des Kunden darf BestattungONE nur mit vorheriger Zustimmung als Referenz verwenden.

§ 21 Höhere Gewalt

(1) Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung, soweit sie durch ein außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegendes, auch bei angemessener Vorsorge nicht vermeidbares Ereignis verursacht wird. Dazu können insbesondere Naturereignisse, Krieg, behördliche Maßnahmen, flächendeckende Ausfälle von Energie oder Telekommunikation sowie erhebliche Arbeitskämpfe gehören.

(2) Cyberangriffe oder Ausfälle von Lieferanten gelten nur insoweit als höhere Gewalt, wie die betroffene Partei die nach Vertrag und Gesetz angemessenen Sicherheits-, Auswahl-, Vorsorge- und Notfallmaßnahmen getroffen hat.

(3) Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich, begrenzt die Auswirkungen und nimmt die Leistung so bald wie zumutbar wieder auf. Dauert eine wesentliche Beeinträchtigung länger als 60 Tage an, kann jede Partei den betroffenen Leistungsteil mit angemessener Frist kündigen.

§ 22 Änderungen des Dienstes und dieser AGB

(1) BestattungONE darf den Dienst ändern, wenn dies zur Sicherheit, Fehlerbehebung, Einhaltung von Recht, Anpassung an technische Standards, Vermeidung von Missbrauch oder Weiterentwicklung erforderlich und für den Kunden zumutbar ist. Vereinbarte Kernfunktionen dürfen nicht ohne sachlichen Grund wesentlich reduziert werden.

(2) Eine wesentliche, für den Kunden nachteilige Änderung des Leistungsumfangs wird mindestens sechs Wochen vorher in Textform angekündigt. Der Kunde kann den betroffenen Vertrag bis zum Änderungszeitpunkt zum Änderungszeitpunkt kündigen, sofern die Änderung nicht zwingend gesetzlich erforderlich und ohne zumutbare Alternative ist.

(3) BestattungONE darf diese AGB mit einer Frist von mindestens sechs Wochen ändern, soweit ein sachlicher Grund besteht, insbesondere eine Rechtsänderung, höchstrichterliche Rechtsprechung, eine Sicherheitsanforderung, neue Funktionen oder die Schließung einer Regelungslücke, und das vertragliche Gleichgewicht nicht wesentlich zu Lasten des Kunden verschoben wird.

(4) Änderungen, die Hauptleistung, Vergütung, Haftung oder wesentliche Rechte des Kunden über den in diesen AGB angelegten Rahmen hinaus verändern, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. Schweigen gilt nicht als Zustimmung.

(5) Preisänderungen richten sich ausschließlich nach § 14. BestattungONE informiert über Änderungsgrund, Inhalt und Wirksamkeitsdatum und weist auf ein gegebenenfalls bestehendes Kündigungsrecht hin.

§ 23 Abtretung und Vertragsübernahme

(1) Der Kunde darf den Vertrag oder wesentliche Rechte daraus nur mit vorheriger Zustimmung von BestattungONE übertragen. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. § 354a HGB und zwingende gesetzliche Abtretungsrechte bleiben unberührt.

(2) BestattungONE darf den Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger im Zusammenhang mit einer Umstrukturierung, Veräußerung des Geschäftsbetriebs oder des Produkts übertragen, sofern die Leistung dadurch nicht wesentlich verschlechtert wird. Der Kunde wird vorher informiert und kann bei einer wesentlichen nachteiligen Änderung zum Übertragungszeitpunkt kündigen.

§ 24 Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und seiner kollisionsrechtlichen Verweisungen, soweit eine Rechtswahl zulässig ist.

(2) Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung zulässig ist, sind für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ausschließlich die sachlich zuständigen Gerichte am Sitz von BestattungONE in Utrecht, Niederlande, zuständig. Zwingende ausschließliche Gerichtsstände und Rechte betroffener Personen nach Datenschutzrecht bleiben unberührt.

(3) Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht eine strengere Form vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Individuelle Abreden haben unabhängig von der Form Vorrang.

(4) Übt eine Partei ein Recht nicht oder verspätet aus, liegt darin kein Verzicht. Eine Teilunwirksamkeit lässt die übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt das Gesetz. Eine geltungserhaltende Reduktion über das gesetzlich Zulässige hinaus ist nicht beabsichtigt.

(5) Bei Übersetzungen ist die deutsche Fassung maßgeblich, soweit dies rechtlich zulässig ist.